Wij nemen enkel erfgoed op dat binnen ons collectieplan past. Als wij het aangeboden materiaal niet kunnen gebruiken, dan zijn wij altijd bereid mee te zoeken naar een andere herbestemming. Kortom, bezit u materiaal waarvan u denkt dat het een verrijking van onze collectie is, aarzel dan niet om met ons contact op te nemen.

Als wij het archief onder onze hoede nemen, wordt er een overeenkomst opgesteld waarin alle afspraken inzake het archief zijn opgenomen. Past uw archief of materiaal beter in een andere erfgoedinstelling, dan zullen we u desgewenst het nodige advies verstrekken.

Doorgaans wordt archief aan Evadoc in beheer gegeven. Hierbij blijft de archiefvormer eigenaar, en beslist dus ook over het al dan niet inzage geven van de stukken aan derden. Evadoc kan desgewenst de eigenaar adviseren bij de beslissing.

Archieven van organisaties of kerken die niet meer bestaan worden normaliter aan Evadoc geschonken. Dat betekent dat Evadoc beslist over de verzoeken tot inzage van stukken uit deze archieven.